Handhaving is gedragsbeïnvloeding

Wij steunen organisaties bij de communicatie met burgers en bedrijven.

sub-header
Terug naar het overzicht

Hoe schrijf je een goed communicatieplan?

Categorieën: Handhaving

Weet jij eigenlijk hoe je het perfecte communicatieplan opstelt? En hoe voer je dit vervolgens effectief uit? Lees het hier.

5 stappen voor het schrijven van een goed communicatieplan

Veel handhavingsorganisaties onderschatten de kracht van een goed communicatieplan als het gaat om verbetering van het ‘naleefgedrag’. Een goede interne en externe communicatie bepaalt in hoge mate het succes van de uitvoering van VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving) taken dus ook het succes van jouw organisatie. Bij, vooral grotere, organisaties kan het  lastig zijn om de interne en / of externe communicatie efficiënt te laten verlopen. Dus wordt gebruik gemaakt van een communicatieplan om veel processen in goede banen te leiden.

 

Lees meer over onze speciale training voor accountmanagers.

 

Ga naar training

 

Een communicatieplan heeft vele voordelen:

  • Een communicatieplan schept orde voor alle lagen in de organisatie
  • Een communicatieplan zorgt ervoor dat iedereen dezelfde stijl gebruikt voor schrijven en spreken
  • Een communicatieplan maakt het makkelijk prioriteiten in je uitingen naar de buitenwereld
  • Een communicatieplan helpt de organisatie de missie, visie en strategie te overdenken

Een communicatieplan is bovendien vaak een onderdeel van een veranderingsproces waarbij natuurlijk ook andere elementen van procesmanagement belangrijk zijn. In dit artikel bespreken we puntsgewijs de belangrijkste elementen van een effectief communicatieplan.

1. Wat is je doelgroep?

Voordat je van start gaat met de inhoudelijke zaken van het communicatieplan is het verstandig eerst duidelijk voor ogen te hebben wat de doelgroep is. Het vaststellen van je doelgroep helpt je bij het het gedetailleerd opstellen van een communicatieplan. Concrete punten waar je aan moet denken bij deze eerst stap zijn: is mijn doelgroep binnen of buiten de organisatie? Kan ik jargon gebruiken dat gebruikelijk is in de betreffende branche(s), op wie richt de communicatie zich, bijvoorbeeld meer op de bedrijfstop of op de verantwoordelijke medewerkers en vooral:wat vindt de doelgroep belangrijk!

Maar denk ook alvast aan het soort media dat jouw doelgroep veel gebruikt. Ook van belang zijn andere groepen waarmee jouw eigen doelgroep veel in contact treedt.

Wanneer je een breed communicatieplan opstelt, is het verstandig om ook meerdere doelgroepen aan te houden.

2. Wat is het doel van het communicatieplan?

De volgende stap is jezelf afvragen wat je wilt bereiken met het plan. Wat is de essentie van het plan? Welke communicatie moet tot stand komen, of juist verbeteren?

Je kunt dit het beste zo kort mogelijk verwoorden. Jouw doelgroep zal namelijk nooit beginnen met het lezen van jouw plan, wanneer er niet duidelijk en kort beschreven staat waar het plan over gaat. Probeer dus ook jouw doelgroep ervan te overtuigen wat de voordelen voor hem of haar zijn.

Het omschrijven van het doel van je communicatieplan is lastiger dan je denkt. Een veel gebruikt ezelsbruggetje is de SMART-methode. Let er op dat je het doel van je communicatieplan zo Specifiek mogelijk maakt, zodat je doelgroep het goed begrijpt. Zorg ervoor dat je achteraf kan zeggen of het doel geslaagd is of niet, maak het Meetbaar. Misschien wel het belangrijkst voor de doelgroep is dat er concrete Acties zijn vereist om het doel te behalen. Je doelgroep moet weten wat hij moet doen om dichter bij het doel te komen. Houd je doel wel Realistisch om de geloofwaardigheid van het communicatieplan in tact te houden. Ten slotte, zorg ervoor dat er een duidelijk begin- en eindpunt is van het doel bestaat, Tijdsgebonden dus.

3. Probleemanalyse

Wanneer het doel van je communicatieplan helemaal duidelijk is, is de volgende stap de problemen te analyseren en aan te duiden. Waar gaat het mis binnen de organisatie of de doelgroep? Maak een overzicht van alle problemen door middel van categorieën.

Het is handig om per probleem direct aan te geven of het gemakkelijk is op te lossen en op welke manier. Houd wel in het achterhoofd dat   het communicatieplan niet te langdradig wordt. Creëer overzicht. Eventueel kun je op elk probleem uitgebreider ingaan in de  bijlagen.

4. Stel je belangrijkste communicatiemiddelen vast

Ga na welk communicatiemiddel je doelgroep het meest gebruikt. Het is dan makkelijker om via dit medium je doelgroep in te lichten over het communicatieplan en de voortgang hiervan. Gebruik niet te veel communicatiemiddelen, hooguit twee. Teveel gebruik van verschillende media zorgt eerder voor chaos dan  overzicht.

5. Maak een goede planning

Geef voor iedere communicatie-activiteit een planning aan. Meestal geef je hierin aan welke boodschap voor welke periode gepland staat. Omdat je het doel van je plan vaak stapsgewijs wordt bereikt, moet je iedere stap ook uitdenken en inplannen. Door een goede planning aan te houden, is de voortgang van het communicatieplan ook makkelijker te  monitoren.

Extra: Wat staat er in een communicatieplan?

De onderdelen in een communicatieplan is voor iedere organisatie anders. Toch zijn er een aantal onderdelen die standaard gebruikt worden:

  • Introductie: Wat is het doel en wie is de doelgroep?
  • Situatie: In veel gevallen wordt eerst de huidige situatie geanalyseerd en omschreven. Een veelgebruikte methode hiervoor is de DESTEP-analyse of een SWOT-analyse.
  • Probleemanalyse: De volgende stap is op zoek gaan naar de problemen van de organisatie.
  • Oplossingen via communicatie: Zijn de problemen op te lossen en zijn deze dan op te lossen met communicatie?
  • Strategie: Er dient een aanpak uitgewerkt te worden voor de problemen die op te lossen zijn middels communicatie (Plan Van Aanpak)
  • Uitvoeringsanalyse: Welke middelen zijn nodig om de strategie uit te voeren?
  • Realisatie binnen organisatie: Wat moet er binnen de organisatie aangepast worden om dit plan te kunnen realiseren?
  • Evalueren: Meten is weten.

inhoud van een communicatieplan

Conclusie

Communicatieplannen kunnen veel van elkaar verschillen. De invulling is geheel afhankelijk van het doel van je plan, de doelgroep, het probleem en de communicatiemiddelen. Het belangrijkste is dat het plan duidelijk is voor alle betrokkenen.

Tip: vraag tijdens het opstellen van het communicatieplan om feedback van je doelgroep.

 

Heb je vragen over het opstellen van een communicatieplan, of hulp nodig bij verandering in processen? Neem vrijblijvend contact op.

 

Neem contact op

Bisschop + Partners gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close
Recente artikelen
op16-8-2021 15:41
125 bekeken | 0 reacties
op10-6-2021 14:53
614 bekeken | 0 reacties
op15-3-2021 12:04
406 bekeken | 0 reacties
Auteur
Handhavingsacademie
Publicatiedatum
20-02-2015
Gelezen
928
Comments No comments
Delen
Bisschop + Partners gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close